Osakasluettelo
Jos yhtiön osakkeita ei ole liitetty arvo-osuusjärjestelmään, hallitus on velvollinen pitämään osakasluetteloa. Osakasluettelo on luettelo yhtiön osakkeenomistajista ja heidän omistamistaan yhtiön osakkeista. Arvo-osuusjärjestelmään liittyneissä yhtiöissä arvopaperikeskus kuitenkin ylläpitää luetteloja tietojärjestelmässään [Arvo-osuusjärjestelmä].
Osakasluettelossa on oltava ainakin seuraavat tiedot:
Osakkeenomistajan nimi ja osoite (yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että osakasluetteloon merkitään osakkeenomistajan osoitteen sijasta kotikunta ja syntymäaika);
Yksilöityjen osakkeiden tai osakekirjojen lukumäärä osakelajeittain;
Osakkeiden antamispäivä; ja
Mahdolliset muut erot osakkeiden tuottamissa oikeuksissa ja velvollisuuksissa
Jos osakkeesta ei ole annettu osakekirjaa, osakasluetteloon on lisäksi merkittävä yhtiölle ilmoitettu osaketta rasittava panttioikeus tai muu vastaava oikeus.
Siinäkin tapauksessa, että yhtiössä on vain yksi osakkeenomistaja, osakkeenomistus on viipymättä ja viimeistään kahden kuukauden kuluttua saannosta ilmoitettava merkittäväksi osakasluetteloon.
Osakasluettelon pitäminen on aina yhtiön hallituksen yksinomaiseen tehtäväpiiriin kuuluva asia. Tämä tarkoittaa sitä, ettei hallitus voi luovuttaa päätösvaltaansa osakasluettelomerkintöjen tekemiseen muulle yhtiön elimelle tai yhtiön toimihenkilölle. Käytännössä hallitus voi antaa osakasluettelon laatimisen ja ylläpitämisen yhtiön toimitusjohtajalle tai muulle toimihenkilölle tehtäväksi, mutta hallitus on kuitenkin aina itse vastuussa luettelon asianmukaisesta hoitamisesta. Jos esimerkiksi osakasluetteloon tehtävistä merkinnöistä esiintyy epäselvyyttä, on päätös mahdollisesta osakasluettelomerkinnästä tehtävä hallituksen kokouksessa. Hallitus vastaa myös siitä, että varainsiirtoveron maksamisesta on esitetty luotettava selvitys. Näiden tehtävien laiminlyönnistä voi seurata vahingonkorvausvelvollisuus ja se on osakeyhtiölain mukaan rangaistavaa osakeyhtiörikkomuksena [Rikosoikeudellinen vastuu].
Luettelo on lain mukaan pidettävä luotettavalla tavalla, mutta pitämistapaa ei ole muutoin määritelty. Käytännössä luettelo voi olla joko manuaalisesti tai koneellisesti ylläpidetty. Jälkimmäisessä tapauksessa luettelosta tulee olla ajan tasalla oleva tuloste.
Osakas voi käyttää osakkeenomistajan hallinnoimisoikeuksia vasta, kun hänet on joko merkitty yhtiön osakasluetteloon, tai hän on ainakin ilmoittanut saantonsa yhtiölle ja esittänyt saannostaan selvityksen. Sellaisten varallisuusoikeuksien käyttäminen, jotka edellyttävät osakekirjan, lipun tai muun yhtiön antaman todistuksen antamista, kuten esimerkiksi osingon nostaminen osakelipun luovuttamista vastaan, ei kuitenkaan edellytä omistuksen rekisteröintiä osakasluetteloon.
Jos useat henkilöt omistavat osakkeen yhdessä, he voivat käyttää osakkeenomistajalle kuuluvia oikeuksia vain yhteisen edustajan kautta.
Osakasluettelo on julkinen asiakirja. Se on siis pidettävä yhtiön pääkonttorissa jokaisen nähtävänä. Jokaisella on oikeus tutustua luetteloon ja saada siitä jäljennös korvattuaan yhtiölle tästä aiheutuneet kulut.