Erilaisia sopimusten syntytapoja ja muotoja
Sopimus syntyy pääsääntöisesti tarjouksesta ja siihen annetusta hyväksyvästä vastauksesta. Sopimusvapaus antaa kuitenkin mahdollisuuden päättää, miten sopimus tehdään. Kirjallista muotoa pidetään suositeltavana, mutta joskus se on liian raskas tapa jokapäiväisissä tilanteissa. Mitä arvokkaampi sopimus on, sitä enemmän on suositeltavaa käyttää resursseja sopimusten valmisteluun ja dokumentoimiseen. Hyvin valmistellut sopimusmallit ja yleiset sopimusehdot helpottavat sopimusten tekemistä käytännössä.
Kirjallinen sopimus
Suositeltavaa on tehdä kirjallinen sopimus, johon sopijapuolet sisällyttävät kaikki tarvittavat sopimusehdot, sopimuksen osapuolet, sopimuksen tarkoitus, sopimuksen kohde, sopimuksen täyttämisen aikataulu, ja muutoinkin osapuolten velvoitteet, oikeudet ja vastuut, mikäli sopimusta ei täytetä oikein. Kirjallisella sopimuksella on helpompi todentaa sopimuksen olemassaolo sekä sopimuksen sisältö. Sopimusteknisesti suositeltavaa on, että jokainen sopimussivu ja liitteet vahvistetaan sopimuksen allekirjoittajien nimikirjaimin.
Tarjous-tilaus-tilausvahvistus
Sopimus voi syntyä myös ilman erillistä kirjallista sopimusasiakirjaa annetun tarjouksen ja tähän annetun vastauksen perusteella. Sopiminen sisältää esimerkiksi tarjouspyynnön, tarjouksen, tilauksen ja tilausvahvistuksen. Tässä mekanismissa ei ole aina selvää, milloin sopimus on sitovasti syntynyt ja minkä sisältöisenä, kun sopimuksen ehdot vahvistuvat monivaiheisesti. Tarjouksen ja vastauksen on oltava saman sisältöisiä. Mikäli vastaus tarjoukseen sisältää eri tai uusia ehtoja on kyse uudesta tarjouksesta, jonka hyväksymällä sopimus syntyy. Tarjoukseen annettu vastaus kannattaakin huolella tarkistaa.Kaikki sopimuksen syntyyn liittyvä materiaali kannattaa säilyttää huolellisesti, että siihen voi palata tarvittaessa.
Vahvistuskirje
Jos sopimuksia tehdään esimerkiksi puhelimitse, epäselvyys sopimuksen sisällöstä voi johtaa erimielisyyksiin sopimuksen sisällöstä ja turhiin reklamaatioihin. Ongelmia voidaan välttää lähettämällä sopimuskumppanille kirjallinen vahvistus, josta käy selkeästi ilmi sopimuksen sisältö. Kirjallinen vahvistus voidaan myös pyytää palauttamaan allekirjoitettuna.
Vahvistuskirjeellä ei ole sopimusta synnyttävää vaikutusta. Se ei siis ole vastaus. Sopimus on syntynyt jo aiemmin, mutta kirjallinen vahvistus toimii apuna sopimuksen sisällön todentamisessa myöhemmin.
Suullinen sopimus
Suulliset sopimukset ovat usein käytännöllisiä yksinkertaisissa toimissa, joihin ei liity suurta taloudellista arvoa. Ongelmana suullisissa sopimuksissa on kuitenkin sopimuksen syntymisen ja sopimusehtojen toteennäyttäminen riitatilanteissa. Siksi on yleensä suositeltavaa tehdä sopimus kirjallisena.
Hiljainen sopimus
Hiljainen sopimus voi syntyä toiminnan tuloksena ilman nimenomaista ilmaisua sitoutua sopimukseen. Tällaisia sopimuksia ovat tyypillisimmillään kuukausimaksulliset sopimukset. Jos asiakas esimerkiksi jatkaa kuukausimaksujen maksamista palvelun tai tavarantoimittajalle sopimuskauden päätyttyä hän samalla sitoutuu uuteen sopimukseen ilman, että sitä olisi erikseen solmittu. Sopimuksen syntyminen luonnollisesti edellyttää tällöin myös, että tavaran tai palvelun toimittaja jatkaa tavaran tai palvelun toimittamista. Hiljainen sopimus voi syntyä myös silloin, jos työnantaja antaa määräaikaisessa työsuhteessa olleen henkilön jatkaa työskentelyään määräajan päätyttyä.
Muistio
Myös sopimusneuvotteluissa syntyneen muistion sisältö voidaan katsoa sitovaksi sopimukseksi, jos sen sisältö on tarpeeksi yksityiskohtainen, siitä käy selkeästi ilmi osapuolten yhteisymmärrys siinä yksilöidyistä asioista ja sitoutumistahto. Jos muistio on tarkoitettu toimimaan vain sopimusneuvottelujen tukena, on syytä kirjata muistioon sen ei-sitova luonne. Kaikki sopimusneuvotteluista kertynyt materiaali kuten muistiot, sähköpostit, faksit, tarjoukset jne. on kuitenkin hyvä säilyttää tallessa. Jos sopimus on nimittäin epäselvä, niistä voidaan myöhemmin hakea tulkinta-apua pohdittaessa, mikä osapuolten alkuperäinen tarkoitus oli sopimusta tehtäessä.
Sopimusneuvotteluiden tuloksena syntynyt sopimus
Monesti sopimukseen päästään vasta pitkällisten neuvotteluiden tuloksena. Sopimusneuvotteluissa osapuolten välille syntyy yhteisymmärrys vähitellen.Pääsääntöisesti sopimusneuvottelut eivät ole vielä sitovia vaan sopimus syntyy yleensä vasta neuvottelujen päättyessä varsinaiseen sopimukseen.
Huolimattomasti tai vilpillisessä mielessä käytyihin neuvotteluihin voi kuitenkin liittyä korvausvelvollisuus. Osapuoli, josta johtuen sopimusta ei neuvotteluista huolimatta saavuteta, voi joutua korvamaan toiselle osapuolelle neuvotteluista syntyneet kulut ja aiheutuneet vahingot. Korkeimman oikeuden ennakkopäätöksen (KKO:2009:45) mukaan lähes vuoden kestäneiden sopimusneuvotteluiden jälkeen liikehuoneiston vuokrasopimusneuvotteluista vetäytynyt osakeyhtiö oli velvollinen korvaamaan kiinteistönomistajalle ne vuokratuotot, jotka tämä oli menettänyt kieltäydyttyään sopimuksen syntymiseen luottaen jatkamasta aiempaa vuokrasuhdetta. Osakeyhtiö oli neuvottelujen kuluessa menetellyt niin, että se oli synnyttänyt kiinteistönomistajassa perusteltuja odotuksia siitä, että vuokrasopimus syntyy.
Puitesopimukset
Kaikki sopimukset eivät ole kertaluonteisia, vaan voidaan sopia myös pidemmän ajan voimassaolevia puitesopimuksia. Liiketoiminnassa on usein järkevää neuvotella puitesopimuksia, jonka ehdoin tuotteita tai palveluita sitten tilataan ja toimitetaan sopimuskauden aikana.
Määrämuotoiset sopimukset
Määrämuotoiset sopimukset edellyttävät tiettyjen laissa mainittujen muotovaatimusten täyttämistä. Esimerkiksi liikehuoneiston kauppakirja, liikehuoneiston vuokrasopimus ja osamaksusopimus ovat määrämuotoisia oikeustoimia. Määrämuotoisia oikeustoimia ja kiinteistön kauppaa on käsitelty tarkemmin kohdassa [Muotovapaus], liikehuoneiston vuokrasopimusta osassa [Liikehuoneiston vuokrasopimus] ja yritysten välistä osamaksusopimusta osassa [Osamaksusopimus].
Sähköinen sopimus
Sopimus voidaan tehdä myös sähköisesti sähköpostin, teksti- tai multimediaviestin, faksin tai Internetin välityksellä. Pääsääntöisesti sähköisen sopimuksen sitovuus on sama kuin kirjallisella sopimuksella. Sähköinen muoto ei perinteisesti ole soveltunut määrämuotoisiin sopimuksiin, mutta tämäkin lähtökohta on alkanut muuttua. Tulevaisuudessa esimerkiksi kiinteistön kauppa voidaan tehdä myös sähköisesti maakaaressa tarkoitetussa kaupankäyntijärjestelmässä, ks. [Sopimuksen muoto] ja [Sähköinen kauppakirja].
Sähköisten sopimusten osalta erilaisia siirtoverkkoja käytettäessä ongelmia voivat tuottaa mm. allekirjoitusvaatimusten täyttäminen, sopimuksen syntyhetken ja sisällön todistaminen sekä hakkeroinnin vaara.
Eri vaiheiden yhdistelmänä syntynyt sopimus
Sopiminen ei välttämättä tapahdu puhtaasti millään edellä kuvatulla tavalla. Sopiminen voi käsittää myös eri elementtejä eri syntytavoista. Tärkeää on löytää juuri omalle yritykselle sopiva tapa päästä kustannustehokkaasti parhaimpaan mahdolliseen lopputulokseen.