Bolagsstämmoprotokoll

Stämmans ordförande ska se till att ett bolagsstämmoprotokoll upprättas. Protokollet kan utformas fritt men åtminstone följande information ska framgå:

• Dag och ort för bolagsstämman

• Vilka beslut som fattats

• Stämmans ordförande

• Eventuella andra funktionärer (rösträknare, sekreterare, protokolljusterare)

• Om beslut fattats genom röstning, vilka beslut man röstat om samt utfallet av röstningen

• Röstlängd, som bilaga eller text i protokollet

• Underskrift av protokollföraren, ordföranden samt en justeringsman

Det är bra om det av protokollet även framgår:

• Bolagets namn

• Vilken typ av bolagsstämma (ordinarie/extra/fortsatt)

• Löpande numrering

• Andra närvarande än de som framgår av röstlängden

• Konstaterande att stämman sammankallats i behörig ordning, vilket är lämpligt att göra i samband med registreringsanmälan till Bolagsverket

• Förslag som gett upphov till beslut

• En aktieägares avvikande åsikt (bra men inte nödvändigt att notera).

Protokollet ska skrivas under av ordföranden samt åtminstone en person som valts att justera protokollet. Om ordföranden eller protokollföraren ensam eller de två tillsammans företräder samtliga aktier i bolaget behövs ingen justeringsperson.

Protokollet ska skrivas under av ordföranden samt åtminstone en person som valts att justera protokollet. Om ordföranden eller protokollföraren ensam eller de två tillsammans företräder samtliga aktier i bolaget behövs ingen justeringsperson.

Protokollet ska finnas tillgängligt för alla aktieägare senast inom två veckor efter stämman. Protokollet kan hållas tillgängligt på bolagets huvudkontor eller hemsida. Om bolaget inte håller protokollet tillgängligt i enlighet med aktiebolagslagens regler kan bolaget bli skyldigt att betala böter [Straffrättsligt ansvar för personer i ledande befattningar].

Andra än aktieägare har inte rätt att få del av protokollet, men bolagets ledning kan välja att sända protokollet till en utomstående om det är i bolagets intresse. I samband med vissa anmälningar till Bolagsverket måste dock en kopia på bolagsstämmoprotokollet skickas med.

Ett protokoll ska förvaras på ett tryggt sätt. Det finns inga tidsfrister i aktiebolagslagen för hur länge protokoll ska sparas, men skyldigheten kan antas vara åtminstone så länge bolaget bedriver verksamhet samt även efter att verksamheten upphört i alla fall så länge som bokföringsmaterial måste sparas (minst 7 år från räkenskapsperiodens utgång).

Ett protokoll fungerar först och främst som bevismaterial. Protokollet i sig är inte avgörande för de beslut som fattas av stämman utan dess främsta betydelse är som bevis över vad som skett under bolagsstämman.