Yhtiökokouspöytäkirja
Kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava, että yhtiökokouksesta laaditaan pöytäkirja.
Pöytäkirja voi olla vapaamuotoinen, mutta siitä on käytävä ilmi vähintään seuraavat tiedot:
ääniluettelo, joko liitteeksi tai tekstiin
yhtiön nimi
yhtiökokouksen laatu (varsinainen/ylimääräinen/jatkokokous)
juokseva numerointi
kokouksen paikka ja aika
kokouksen puheenjohtaja
mahdolliset toimihenkilöt
toteamus kokouksen laillisuudesta
muut kuin ääniluettelosta ilmenevät paikallaolijat
kokouksessa tehdyt päätökset sekä mahdollisten äänestysten tulos.
Ilmoittaa voidaan haluttaessa myös:
päätöksiin johtamattomat ehdotukset
osakkaan eriävä mielipide, mikäli osakas haluaa sen merkityksi
Puheenjohtajan ja vähintään yhden kokouksessa tehtävää varten valitun pöytäkirjan tarkastajan on allekirjoitettava pöytäkirja. Pöytäkirja on viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta oltava kaikkien osakkeenomistajien nähtävänä yhtiön pääkonttorissa tai internet-sivuilla.
Osakkeenomistajilla on oikeus pyynnöstä saada maksutta pöytäkirjan jäljennös. Pöytäkirjan mahdollisesti laajojenkin liitteiden kopioista voidaan sen sijaan pyytää yhtiölle aiheutuvia kuluja vastaava korvaus. Yhtiökokouksen pöytäkirjan nähtävänä pitämistä koskevan velvoitteen laiminlyönti voi muodostaa osakeyhtiörikkomuksen, josta voi seurata sakkorangaistus [Rikosoikeudellinen vastuu].
Muilla kuin osakkailla ei ole oikeutta saada pöytäkirjaa, mutta yhtiön johto voi luonnollisesti toimittaa pöytäkirjan muullekin taholle, jos se on yhtiön edun mukaista. Pöytäkirjan toimittaminen muulle taholle on välttämätöntä silloin, kun se on esimerkiksi kaupparekisterimerkinnän edellytys.
Pöytäkirja on säilytettävä luotettavalla tavalla. Säilyttämiselle ei ole laissa säädetty mitään määräaikaa, mutta säilyttämisvelvollisuuden voidaan katsoa kattavan ainakin yhtiön toiminnan ajan ja toiminnan loputtua vähintään kirjanpitoaineiston säilyttämistä vastaavan ajan (10 vuotta tilikauden päättymisestä).
Pöytäkirja on ensisijassa todisteluasiakirja. Pöytäkirja sinällään ei siis määrittele yhtiökokouksen tekemien päätösten sisältöä tai pätevyyttä, vaan sen ensisijainen merkitys on todisteena yhtiökokouksen tapahtumista.