Mistä lähteistä ja miten tietoja työntekijästä voi kerätä?
Työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään. Tietojen keräämiseen muualta kuin työntekijältä itseltään sovelletaan, mitä tietosuoja-asetuksessa säädetään suostumukseen perustuvasta käsittelystä. Käsittelyperuste ei kuitenkaan voi olla suostumus, jos työnantaja kerää henkilötietoja työsuhteen aikana työnantajalle laissa säädettyjen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamista varten taikka jos henkilötietojen käsittelystä laissa erikseen toisin säädetään. Sen sijaan, jos työnantajan halutessa esimerkiksi käyttää työnhakuprosessissa työnhakijaa koskevia internethaulla tai sosiaalisen median kanavista löytyviä tietoja, tähän on kysyttävä työnhakijalta lupa sekä informoitava tiedonhausta työnhakuprosessin yhteydessä. Tietojen hakeminen ei sinänsä ole kiellettyä, mutta muiden kuin työnhakijan itsensä tarjoamien tietojen käyttäminen ilman työnhakijan suostumusta valintaprosessissa on kiellettyä.
Luottotietoja voidaan antaa työnantajille vain, jos kyse on sellaisesta tehtävästä, jossa vaaditaan erityistä luottamusta eli työtehtäviin liittyy mahdollisuus laittoman taloudellisen hyödyn tavoitteluun, kuten tehtävissä, joissa työntekijällä on itsenäistä harkintavaltaa tehdä merkittäviä taloudellisia sitoumuksia. Rikosrekisteritietoja yksityisen sektorin työnantaja ei voi saada lainkaan, lukuun ottamatta lasten kanssa työskentelevien rikostaustaotetta, ja turvallisuusselvityksen pyytäminen poliisilta edellyttää työnhakijan suostumusta, lisätietoa kohdassa Luottotietoja voidaan antaa työnantajille vain, jos kyse on sellaisesta tehtävästä, jossa vaaditaan erityistä luottamusta eli työtehtäviin liittyy mahdollisuus laittoman taloudellisen hyödyn tavoitteluun, kuten tehtävissä, joissa työntekijällä on itsenäistä harkintavaltaa tehdä merkittäviä taloudellisia sitoumuksia. Rikosrekisteritietoja yksityisen sektorin työnantaja ei voi saada lainkaan, lukuun ottamatta lasten kanssa työskentelevien rikostaustaotetta, ja turvallisuusselvityksen pyytäminen poliisilta edellyttää työnhakijan suostumusta, lisätietoa kohdassa [Turvallisuusselvitysmenettely].
Kaikista muista lähteistä kuin työntekijältä itseltään kerätystä tiedosta on lisäksi ilmoitettava työntekijälle, ennen kuin tietoa käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Tiedoista olisi kerrottava työntekijälle mahdollisuuksien mukaan heti, kun ne on saatu, jotta tämä pystyisi oikaisemaan niissä mahdollisesti olevat virheet.