Henkilötietojen kerääminen työnhakijasta rekrytoinnin yhteydessä

Työnantaja voi kerätä ja tallentaa tietoja työnhakijasta rekrytoinnin yhteydessä. Työnhaun yhteydessä kerättäviin henkilötietoihin sovelletaan tietosuoja-asetusta, tietosuojalakia ja soveltuvin osin lakia yksityisyyden suojasta työelämässä eli niin kutsuttua työelämän tietosuojalakia. Lähtökohtaisesti työnhakijalta voidaan kysyä vain työnhakuun ja työhön liittyviä kysymyksiä ja samoin tallentaa vain työnhakuun ja työhön liittyviä, tarpeellisia asioita (ns. tarpeellisuusvaatimus).

Yritykset käyttävät työhönoton yhteydessä usein työnhakulomaketta sähköisenä tai manuaalisena. Työelämän tietosuojalain mukaisesti tulevan työnantajan on ensisijaisesti kerättävä henkilötiedot työnhakijalta itseltään. Muiden tietolähteiden käyttäminen on sallittua vain työnhakijan suostumuksella, ellei viranomainen luovuta tietoja työnantajan lakisääteisen tehtävän suorittamiseksi tai tietojen keräämisestä on erikseen nimenomaisesti lainsäädännössä säädetty. Työnantajan tulee lisäksi arvioida tietosuoja-asetuksen mukaisesti mm. henkilötietojen käsittelyperusteet ja säilytysajat sekä informoitava työnhakijaa henkilötietojen käsittelystä.

Rekrytointimenettelyn yhteydessä työnhakijalta ei saa kysyä eikä tallentaa erityisiä- eli niin kutsuttuja arkaluonteisia henkilötietoja, ellei niillä ole merkitystä työn tekemisen kannalta. Tällaisia tietoja ovat muun muassa tiedot rodusta tai etnisestä alkuperästä, henkilön poliittisesta kannasta, ammattiliiton jäsenyydestä, uskonnosta, terveydentilasta, terveydenhuollon tai sosiaalihuollon antamasta hoidosta tai muista toimenpiteistä, seksuaalisesta suuntautumisesta tai käyttäytymisestä. Esimerkiksi oikeuskäytännössä on pidetty mahdollisen raskauden selvittämistä kiellettynä ja kysymyksiin siviilisäädystä on suhtauduttu kriittisesti. Lisäksi esimerkiksi rikollista tekoa tai rangaistusta koskevia tietoja voidaan käsitellä vain tietyissä poikkeustilanteissa, joista voit lukea lisää kohdasta [Työnhakijan rikostaustan selvittäminen].