Tilinpäätösasiakirjojen toimittaminen kaupparekisteriin
Osakeyhtiöt, avoimet yhtiöt ja kommandiittiyhtiöt, joissa vastuunalaisena yhtiömiehenä toimii toinen avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö tai osakeyhtiö; osuuskunnat, keskinäiset vakuutusyhtiöt ja vakuutusyhdistykset ovat velvollisia toimittamaan tilinpäätöksensä rekisteröitäviksi kaupparekisteriin. Sama koskee myös muita yhteisöjä ja elinkeinonharjoittajia, jos näiden toiminnan laajuus ylittää vähintään kaksi kirjanpitolaissa säädetyistä raja-arvoista.
Osakeyhtiössä hallitus ja toimitusjohtaja allekirjoittavat ja päiväävät tilinpäätöksen. Jos yhtiö on tilintarkastuslain mukaan velvollinen toimittamaan tilintarkastuksen [Tilintarkastus], tilinpäätös on kokonaisuudessaan annettava tilintarkastajien tarkistettavaksi viimeistään kuukautta ennen varsinaista yhtiökokousta.
Osakeyhtiön osalta tilinpäätöksen sisältämät tuloslaskelma ja tase vahvistetaan varsinaisessa yhtiökokouksessa, joka on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Tilinpäätösasiakirjat tulee ilmoittaa kaupparekisteriin kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, paitsi osakeyhtiöissä ja osuuskunnissa, joissa vastaava aika on kaksi kuukautta siitä yhtiökokouksesta tai vastaavasti osuuskunnan kokouksesta, jossa nämä on vahvistettu. Patentti- ja rekisterihallitus voi velvoittaa toimitusjohtajan ja hallituksen jäsenen sakon uhalla antamaan ne tietyssä ajassa. Jos näin ei toimita yhden vuoden kuluessa tilikauden päättymisestä, tuomioistuin voi määrätä yhtiön selvitystilaan, ja ilmoitusvelvollinen voidaan tuomita sakkoon.
Yhtiön on annettava jäljennökset edellä mainituista asiakirjoista jokaiselle niitä pyytävälle, kun kaksi viikkoa on kulunut tilinpäätöksen vahvistamisesta. Pyyntö on tehtävä ennen kuin tilinpäätös on ilmoitettu rekisteröitäväksi. Velvollisuus lakkaa, kun tilinpäätös on ilmoitettu rekisteröitäväksi. Yhtiöllä on oikeus saada jäljennösten toimittamisesta kaupparekisterin maksua vastaava korvaus, jos pyynnön tekee muu kuin viranomainen.
Kaikki kaupparekisterille toimitettavat tilinpäätösasiakirjat ja liitetiedot voidaan myös liittää verottajalle sähköisesti tehtävään veroilmoitukseen, jolloin verohallinto toimittaa tiedot edelleen kaupparekisteriin. Jos veroilmoitusta ei anneta sähköisesti, Verohallinnon kautta ei saada kaikkia tilinpäätöstietoja, jotka esimerkiksi osakeyhtiön on lain mukaan ilmoitettava kaupparekisteriin, vaan ainoastaan 6B-lomakkeella annetun veroilmoituksen liitteenä olevat tilinpäätösasiakirjat. Verohallinnon kautta ei siis voi ilmoittaa kaupparekisteriin esimerkiksi tilinpäätöksen liitetietoja tai konsernitilinpäätöstä.