Koosoleku protokoll
Osanike koosolek tuleb protokollida. Vajamineva kvoorumi kindlakstegemise järel võib alustada osanike koosoleku pidamisega. Koosoleku esimese otsusena peavad osanikud valima koosoleku juhataja ja protokollija. Seadus ei nõua, et koosoleku juhataja või protokollija peavad olema osanikud, seega võib eeldada, et koosoleku juhataja ja protokollija võib määrata ka osaühingu juhatuse liikmete, töötajate või hoopis kolmandate isikute seast (nt. osaühingu lepinguline õigusnõustaja võib tegutseda protokollijana). Otsus juhataja ja protokollija määramise kohta koos nende otsuste suhtes poolt ja vastu antud häältega tuleb märkida protokolli.
Seadus sätestab koosoleku protokollile kohustuslikud sisu ja vormi nõuded, mis kehtivad nii osanike kui aktsionäride koosoleku protokollile.
Protokolli kantakse järgmised andmed:
osaühingu ärinimi ja asukoht
koosoleku toimumise aeg ja koht
koosoleku juhataja ja protokollija nimed
koosoleku päevakord
koosolekul vastuvõetud otsused koos hääletamistulemustega (muuhulgas osade nimiväärtus iga hääletustulemuse kohta, häältega esindatud osade nimiväärtuse osakaal osakapitalist, häälte koguarv, iga otsuse poolt ja vastu antud häälte arv ning erapooletuks jäänud häälte arv
koosoleku otsuse suhtes eriarvamusele jäänud osaniku nõudel tema eriarvamuse sisu
muud koosolekul olulist tähtsust omavad asjaolud (näiteks hääletamise vastuväidete ja arvamuste esitamine)
Koosoleku protokollile lisatakse koosolekule esitatud kirjalikud ettepanekud ja avaldused ning koosolekul osalevate osanike nimekiri. Osanike nimekirja kohta loe lähemalt peatükist Koosoleku protokollile lisatakse koosolekule esitatud kirjalikud ettepanekud ja avaldused ning koosolekul osalevate osanike nimekiri. Osanike nimekirja kohta loe lähemalt peatükist [Osanike koosolekul osalemine ja osalejate nimekiri]. Koosoleku protokollile lisatakse ka esindajate esindusõigust tõendavad dokumendid või nende ärakirjad. Juriidilisest isikust osaniku seadusjärgset esindusõigust tõendab äriregistri väljavõte, volitatud esindaja puhul, lisatakse protokollile nõuetekohane volikiri. Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija. Eriarvamusele kirjutab alla selle esitanud isik, kui see isik on koosolekul füüsiliselt kohal.
Hiljemalt pärast seitsme päeva möödumist osanike koosoleku lõppemisest peab protokoll olema osanikele osaühingu asukohas või osaühingu kodulehel kättesaadav. Kui osaühing avalikustab protokolli ainult oma kodulehel, tuleb koosoleku kokkukutsumise teates sellele asjaolule ja kodulehe aadressile viidata. Kui koosoleku protokolli kodulehel ei avalikustada, on osanikul õigus nõuda, et talle võimaldakse muul moel protokolli ja kõigi selle lisadega tutvuda (nt. e-kirja teel edastamist).
Üldjuhul piisab protokolli kirjalikust vormistamisest. Kuid juhatuse, nõukogu või osanike nõudel, kelle osadega on esindatud vähemalt 1/10 osakapitalist, peab koosoleku protokoll olema notariaalselt tõestatud. Vastav kirjalik nõue peab olema esitatud vähemalt kolm päeva enne koosoleku toimumist. Protokolli notariaalsel tõestamisel lähtutakse Tõestamisseaduse (TõS) sätetest. Vastavat TõS-le kontrollib notar juriidilise isiku organi otsuse kohta koostatava protokolli tõestamisel organi koosoleku otsustusvõimet (kvooruminõude täitumist), koosoleku juhataja ja protokollija isikusamasust ja teovõimet. Notar kajastab kontrollimise tulemused, koosoleku päevakorra, vastuvõetud otsuse sisu, hääletamistulemused ning otsuse suhtes eriarvamusele jäämise protokollile lisatava notariaalakti tähelepanekute aruandes.
Osalejate nimekirja õigsuse eest vastutab koosoleku juhataja ning hääletusprotokolli õigsuse eest hääletamise korraldaja. Kumbki kirjutab vastava dokumendi õigsuse kinnituseks sellele notari juuresolekul alla. Osalejate nimekiri või hääletusprotokoll lisatakse notariaalaktile.