Innehållet i en faktura
En välskött och noggrann fakturering ger en bild av att bolaget är välskött vilket i sin tur främjar bolagets rykte. I praktiken kan fakturering skötas på många olika sätt. Bolaget kan fakturera själv eller låta en leverantör göra det. Till faktureringen hör även kontroll av betalningar.
En faktura ersätter inte ett avtal. Saker som inte är överenskomna i avtalet kan inte göras bindande gentemot en avtalspart genom att den andra parten ensidigt nämner dessa i fakturan. En dröjsmålsränta som avviker från den i räntelagen stadgade dröjsmålsräntan är ett typiskt villkor som vissa företag genom omnämnande i fakturan försöker hävda som del av själva avtalet.
Fakturan ska tydligt definiera vem som är adressat, det vill säga vem som ska betala. Bolagets officiella namn och organisationsnummer ska användas i fakturan. Fakturan ska sändas till rätt adress, vilket innebär att den som skickar fakturan ska försäkra sig om den korrekta faktureringsadressen. Med mottagarens godkännande kan fakturan även skickas elektroniskt.
Av fakturan ska det tydligt framgå vad den avser, vilket avtal eller vilken leverans fakturan hänför sig till och vilket parti det är frågan om eller vilken tidsperiod fakturan avser. Fakturabeloppet ska anges noggrant och otvetydigt. Fakturabeloppet ska anges i antal kronor och förfallodag ska specificeras med datum. På så vis undviker man att den som ska betala kan hävda att denne inte visste varför, när och hur mycket som borde ha betalats. Fakturan ska även innehålla tydliga uppgifter om säljaren. Säljarens namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter liksom bankuppgifter och ett fakturanummer eller referensnummer.
Uppgift om dröjsmålsränta bör också finnas med på fakturan. Parterna kan avtala om att en högre räntesats än vad som följer av räntelagen ska tillämpas. Den måste dock vara skälig. Om inget har avtalats kan räntan vara högst den i räntelagen stadgade. Räntan kan även ofta grundas på någon from av praxis eller sedvana som utvecklats i en viss bransch.
Om säljaren av misstag har angivit moms på fakturan är säljaren skyldig att betala in momsen till Skatteverket om säljaren inte har krediterat den felaktiga fakturan.