Deltagande personligen eller på distans
Varje aktieägare har rätt att delta i bolagsstämman. Förutsättning för deltagande är att aktieägaren finns registrerad som aktieägare i bolagets aktiebok. I bolag som finns noterade på en marknadsplats har de aktieägare som fem vardagar före bolagsstämman finns noterade i utskrift av aktieboken rätt att delta i bolagsstämman.
Aktieägaren kan delta i bolagsstämman personligen. Detta sker genom att aktieägare på angiven tidpunkt kommer till platsen där bolagsstämman hålls. Bolaget kan ha valt att i bolagsordningen reglera att en aktieägare kan delta i bolagsstämman även per post eller med hjälp av något tekniskt hjälpmedel utan att fysiskt närvara på mötesplatsen. Även styrelsen kan ta motsvarande beslut om inget annat är reglerat i bolagsordningen. Ett tekniskt hjälpmedel kan vara bild eller ljud som sänds i realtid eller en internetförbindelse. Deltagande på distans förutsätter att rätten att delta i stämman och riktigheten av rösträkningen kan verifieras på ett tillförlitligt sätt.
Av kallelsen till stämman ska det framgå om det finns en möjlighet att delta på distans samt hur deltagandet på distans ska gå till. Bestämmelser som begränsar eller helt förbjuder distansdeltagande kan tas med i bolagsordningen. Aktiebolagslagens utgångspunkt är att bolagsstämman utförs som ett sammanträde men stämman kan även genomföras som en per capsulam stämma (så kallad skrivbordsstämma) då alla aktieägare ska skriva under protokollet. Bolagsstämman kan även hållas helt som ett telefonsammanträde. Huvudregeln är däremot att stämman ska hållas på den ort där styrelsen har sitt säte. Om bolagsstämman alltså ska hållas över telefon eller på någon annan plats än den ort där styrelsen har sitt säte ska denna möjlighet skrivas in i bolagsordningen.
Styrelsen och den verkställande direktören får alltid delta i bolagsstämman även om inte dessa skulle vara aktieägare. Styrelsen och verkställande direktören är skyldiga att delta i bolagsstämman i den utsträckning detta är nödvändigt för att deras informationsplikt ska kunna uppfyllas.
Revisorn har alltid rätt att närvara under en bolagsstämma om ärenden som rör revisorns uppgifter behandlas. Revisorn är skyldig att närvara om de ärenden som behandlas är sådana att revisorns närvaro är behövligt. Den som sammankallar bolagsstämman ska även kalla revisorn om det är behövligt. Bolagsstämman kan också besluta om att revisorn eller någon annan ska höras under bolagsstämman. I sådana fall kan ärendet skjutas upp till en fortsatt bolagsstämma eller tas upp på en extra bolagsstämma.
Bolagsstämman kan tillåta att andra personer än aktieägare, bolagets ledning och revisorn får närvara under stämman. Sådana personer kan till exempel vara anställda, externa konsulter eller andra sakkunniga eller representanter för pressen.