Beslut som tas utanför bolagsstämman
Aktieägare kan även utan att hålla bolagsstämma besluta i ett ärende som egentligen hör till bolagsstämman. Förutsättningen för detta är att alla aktieägare enhälligt beslutar i ärendet och godkänner avvikelsen från det ordinarie förfarandet. Vissa beslut, så som val av styrelse och godkännande av årsredovisning och revisionsberättelse, förutsätter däremot att en bolagsstämma hålls och att ett protokoll upprättas.
Ett beslut som fattas utan att bolagsstämman sammankallas ska:
dokumenteras skriftligt;
dateras;
numreras och
undertecknas (om det finns flera aktieägare krävs minst två aktieägares underskrift)
I övrigt gäller samma regler för ett sådant här beslut som ett vanligt bolagsstämmoprotokoll. Det gäller bland annat hur beslutet ska sparas samt aktieägarens rätt att få en kopia. Jämförbarheten med ett protokoll innebär också att ett dokumenterat beslut främst utgör bevis och visar alltså inte det slutliga innehållet av ett beslut. Särskild röstlängd behöver inte upprättas för dessa tillfällen eftersom röstning inte kan komma ifråga.