Sekretessens centrala frågor

Vilken information som ska hållas hemlig bör definieras så tydligt som möjligt i sekretessavtalet. Vilken information om företaget som bör hållas konfidentiell beror på företagets verksamhet, vad för information som är viktig inom just den verksamheten samt hur företaget kan skadas om informationen spridits till obehöriga utomstående. Eftersom det kan variera vilken information som inte bör spridas bör parterna, med en eventuell tvist i åtanke, i sitt avtal tydligt definiera innebörden av sekretessen.

Man kan till exempel skriva att endast dokument som är märkta på ett särskilt sätt ska omfattas av sekretessen eller att endast på ett visst sätt märkta dokument inte omfattas av sekretessen. Denna metod är dock inte att rekommendera om man inte är säker att en sådan princip kan kontrolleras och tryggt följas inom det egna företaget. Det kan nämligen lätt hända att ett dokument som egentligen är hemligt av någon anledning inte blir märkt på det föreskrivna sättet, vilket leder till att dokumentet inte omfattas av den avtalade sekretessen. Därför är det bättre att komma överens om att all information som rör en på förhand definierad fråga ska omfattas av sekretessen.

Sekretesstiden kan vara en på förhand bestämd tid, till exempel fem år från avtalets upphörande, eller så kan sekretessen gälla utan någon tidsbegränsning, det vill säga för all framtid. Om verksamheten avser en bransch i vilken information snabbt åldras kan en kortare sekretesstid räcka. Om den information som omfattas av avtalet däremot avser företagets kärnverksamhet, vilken inte beräknas åldras någonsin, kan ett sekretessavtal som gäller tillsvidare vara den bästa lösningen.

Att bevisa skadan och omfattningen av skadan som en överträdelse av en sekretessförbindelse inneburit är ofta svårt. Därför avtalar man i regel om ett särskilt avtalsvite vilket den part som brutit mot avtalet automatiskt blir skyldig att betala oavsett om man kan visa skadans omfattning eller inte. Den part som drabbats av överträdelsen av sekretessförbindelsen behöver alltså inte visa vilken skada som uppstått utan skyldigheten att betala vitet uppstår direkt i och med att en part bryter mot sekretessöverenskommelsen. Ett avtalsvite är ofta ett effektivt sätt att försäkra att parterna inte bryter mot avtalet. Avtalsvitet utesluter inte möjligheten för en part att dessutom kräva skadestånd för den del som avtalsvitet inte kompenserar för skadan.

I varje fall följande frågor bör behandlas i sekretessavtalet:

• vilken information som är hemlig;

• i vilket syfte det är tillåtet att behandla den hemliga informationen;

• under vilka omständigheter sekretessen upphör att gälla;

• vilka skyldigheter som följer av avtalet;

• vilka undantag som gäller för skyldigheterna;

• hur länge sekretessen gäller; och

• vilka följderna av att bryta mot sekretessen är.