Allmänt om rekrytering
Rekrytering handlar först och främst om kompetensförsörjning. Utgångspunkten för en arbetsgivare som tror sig ha ett behov av att anställa nya medarbetare är att kartlägga behovet och definiera kravprofilen. Ju tydligare kravprofil arbetsgivaren kan definiera desto enklare är det att hitta rätt person för de tilltänkta arbetsuppgifterna. Målet för arbetsgivaren bör vara att hitta rätt person till rätt plats. Oftast är det också ändamålsenligt att tänka på framtiden istället för att bara rekrytera för nuet. Normalt sett är arbetsgivare anställningsrätt fri, men det finns inskränkningar, t ex företrädesrätt för nuvarande och tidigare anställda liksom diskrimineringslagstiftning.
Företrädesrätt till återanställning och högre sysselsättningsgrad
Innan en platsannons läggs ut ska arbetsgivaren som utgångspunkt se över den befintliga personalen för att utvärdera om det finns ett behov att anställa ny personal eller om situationen kan lösas på något annat sätt. En viktig regel att tänka på är företrädesrätten till återanställning för sådana medarbetare som blivit uppsagda på grund av arbetsbrist. Även medarbetare som haft tidsbegränsad anställning som inte förlängts på grund av arbetsbrist kan ha företrädesrätt till återanställning.
Arbetsgivarens behov av personal kan också tillgodoses genom att en deltidsarbetande medarbetare börjar arbeta mer. Deltidsarbetande medarbetare kan ha rätt till högre sysselsättningsgrad, dock högst heltid, under förutsättning att medarbetaren anmält sitt intresse om högre sysselsättning till arbetsgivaren. Företrädesrätten förutsätter att arbetsgivarens behov av arbetskraft kan tillgodoses genom att den deltidsanställde anställs med en högre sysselsättningsgrad och att den deltidsanställde har tillräckliga kvalifikationer för arbetsuppgifterna.
Rehabiliteringsansvar
Arbetsgivaren har ett rehabiliteringsansvar för sina anställda. Rehabiliteringen skall syfta till att sjuka och skadade medarbetare skall få sin arbetsförmåga tillbaka. Arbetsgivarens ansvar består till exempel i att utreda orsaken till arbetsoförmågan, utreda anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder och ta reda på vilka arbetsuppgifter som kan utföras samt om uppgifterna kan utföras på hel- eller deltid. Med hjälp av genomtänkta rehabiliteringsåtgärder kan arbetsgivaren få tillbaka arbetsförmågan för sjuka och skadade medarbetare istället för att anställa nya medarbetare. Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar regleras i första hand i arbetsmiljölagen.
Allmänt om inhämtande av information om den arbetssökande
Utgångspunkten vid intervjufrågor och även i övrigt när information inhämtas om den arbetssökande är att arbetsgivaren bör fokusera på det som är relevant utifrån arbetsgivarens kompetensförsörjningsbehov. Det finns få i lag angivna begränsningar för till exempel vad arbetsgivaren får och inte får fråga under en intervju eller vilka intyg arbetsgivaren får begära. Vad arbetsgivaren däremot bör tänka på är att så fort han/hon ställt en fråga om till exempel en sökandes avsikter att bilda familj, och arbetsgivaren inte anställer personen, öppnas möjligheten för den arbetssökande att eventuellt väcka talan om diskriminering. Frågornas som ställs under intervjun ska vara objektivt relevanta för tjänsten och inte verka diskriminerande.
Arbetsgivaren har under vissa förutsättningar rätt att ta kreditupplysning på den arbetssökande för att avgöra dennas tillförlitlighet. För att ta en kreditupplysning på en person måste man ha ett legitimt behov. Detta kan till exempel vara att medarbetaren självständigt skall hantera stora värden.
Att ställa frågor om en arbetssökandes kriminella bakgrund kan vara relevant i vissa fall. Arbetsgivaren har till exempel en skyldighet att begära utdrag ur belastningsregistret innan anställningsavtalet ingås om tjänsten innebär arbete med barn, på till exempel daghem eller skola. Även i andra typer av jobb, bland annat vissa säkerhetsklassade jobb, kan det finnas ett särskilt behov eller till och med lagkrav för arbetsgivaren att begära ett utdrag ur belastningsregistret. I andra fall kan arbetsgivaren inte begära upplysningar om kreditvärdighet eller ur belastningsregistret. Det förekommer att arbetsgivare i en anställningssituation ber den arbetssökande själv begära och inkomma med ett intyg. Vad gäller belastningsregistret har detta förfarande varit föremål för en statlig utredning men i skrivande stund utan att något lagförslag har lagts.
Lagring av uppgifter om arbetssökande
Om arbetsgivaren vill lagra arbetsansökningar, information som samlats in om medarbetare eller testresultat för framtida bruk omfattas informationen av personuppgiftslagen. Uppgifter får inte sparas längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen av uppgifterna. Arbetsgivaren skall dock spara uppgifter om en arbetssökande så länge dessa uppgifter kan behövas för att styrka att ansökan har behandlats på rätt sätt. I praktiken innebär detta alltså att uppgifterna skall lagras så länge den arbetssökande har rätt att väcka talan mot arbetsgivaren. Den främsta möjligheten för den arbetssökandes att väcka talan mot arbetsgivaren i rekryteringsfrågor är enligt diskrimineringslagen.
Nya regler för personuppgifter introduceras genom den direktverkande EU-förordning som träder ikraft 25 maj 2018.