Darbuotojų asmens duomenų tvarkymas pasibaigus darbo teisiniams santykiams
Buvusių darbuotojų asmens duomenų tvarkymas (saugojimas), pasibaigus darbo teisiniams santykiams turi būti sprendžiamas atsakant į šiuos klausimus:
Tikslas: Ar mums tikrai reikia saugoti buvusio darbuotojo asmens duomenis ir jei taip, kodėl?
Terminas: Kokiam terminui mes turime saugoti buvusio darbuotojo asmens duomenis ir kodėl saugojimo trukmė turi būti būtent tokio ilgio?
Teisės aktai ir juose numatyti terminai
Buvusių darbuotojų asmens duomenų tvarkymas (saugojimas) gali būti vykdomas atsižvelgiant į teisės aktų reikalavimus. Pagrindinis teisės aktas, numatantis darbuotojų asmens duomenų saugojimo trukmę, yra Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė (toliau – Rodyklė). Vadovaujantis Rodykle, darbo teisiniams santykiams aktualių dokumentų saugojimo terminai būtų šie:
Sprendžiant dėl buvusių darbuotojų asmens duomenų tvarkymo (saugojimo) taip pat galima atsižvelgti ieškinio senaties terminus. Pagal LR Civilinio kodekso nuostatas, bendrasis ieškinio senaties terminas yra 10 metų. Pagal LR Darbo kodeksą, bendrasis ieškinio terminas yra 3 metai.
Teisėtas darbdavio interesas ir jo numatyti terminai
Priklausomai nuo buvusio darbuotojo pozicijos bei darbo funkcijų, gali pasitaikyti situacijų, kada kiekvienas darbdavys turės teisėtą ir pagrįstą interesą tvarkyti (saugoti) buvusio darbuotojo asmens duomenis tam, kad, visų pirma, užtikrintų organizacijos veiklos vykdymą bei tęstinumą.
Vienas iš dažniausiai pasitaikančių klausimų praktikoje darbuotojui išeinant iš darbo būna susijęs su el. pašto naudojimu ir šį klausimą kelia abi pusės (tiek darbuotojas, tiek darbdavys). Mūsų nuomone, galimam darbuotojo pasitraukimui darbdavys turėtų ruoštis nuo pat darbuotojo įdarbinimo pradžios, užtikrinant, kad darbuotojai bendro naudojimo dokumentus, darbdaviui reikšmingą dokumentaciją saugotų bendrinamose sistemose. Kitaip tariant, organizacijų turėtų egzistuoti dokumentų valdymo taisyklės, tvarkos ir praktikos. Tai padės išvengti situacijų, kada organizacijai svarbi informacija yra prieinama tik buvusio darbuotojo el. pašto paskyroje ir dėl to el. pašto paskyra negali būti panaikinta darbuotojui išėjus iš darbo.
VDAI yra pasisakiusi, kad darbuotojo el. pašto adresas, priklausomai nuo konkretaus darbdavio (darbuotojo) veiklos specifikos, gali būti tam tikrą laiką nepanaikintas, tačiau tokiu atveju būtina užtikrinti:
Tinkamą darbuotojų informavimą apie el. pašto naudojimo apimtį (pvz., tik su darbu susijusiai komunikacijai), ar komunikacija el. paštu bus tikrinama ir jei taip, kokiais konkrečiais atvejais, kaip ilgai ir kokia apimtimi (tiek darbo santykių metu, tiek jiems pasibaigus).
Kaip konkrečiai buvusio darbuotojo el. paštas bus tvarkomas, pvz., ar bus paskirtas asmuo el. pašto reguliariam tikrinimui, ar bus nustatyta el. pašto tikrinimo tvarka (ar tikrinami tik gaunami laiškai ir sprendžiama, kokiam darbuotojui juos persiųsti, ar bus tikrinama laiškų istorija – kokiais atvejais), ar gaunami laiškai bus peradresuojami ir pan.
Proporcingumo principo įgyvendinimą, įskaitant, bet neapsiribojant, kokį laikotarpį po darbo santykių pasibaigimo el. paštas bus tikrinamas / peradresuojamas; jei bus tikrinamas laiškų turinys – kokia apimtimi (pvz., ribojant laike ar ribojant atvejais, kuriais tokios patikros galėtų būti daromos ir pan.).
Vertindama pačius terminus, VDAI yra pasisakius, kad, pvz., peradresavimo funkcijos veikimas ilgiau kaip 3 mėnesiai yra netinkamos praktikos pavyzdys.
Duomenų, surinktų darbuotojų sutikimo pagrindu, tvarkymas (saugojimas) ir terminai
Kiekvienu atveju darbdaviui reikėtų įvertinti, kokį sutikimą yra patvirtinęs darbuotojas, ar sutikime numatytas jo galiojimo terminas. Dažniausiai sutikimo pagrindu yra tvarkomi šie darbuotojo ar jo pateikti duomenys: darbuotojo nuotraukos, vaizdo įrašai, kontaktiniai asmenys ir jų kontaktai darbuotojo nelaimės atveju. Šie duomenys turėtų būti peržiūrimi ir naikinami, jei nėra kito teisinio pagrindo tolimesniam tvarkymui (saugojimui).