Kaupparekisteri

Kaupparekisteri on koko maan kattava keskusrekisteri, johon merkitään elinkeinonharjoittajat yritysmuodosta riippumatta. Kaupparekisteriä ylläpitää Patentti- ja rekisterihallitus (PRH). Kaikki kaupparekisterin tiedot ovat julkisia, ja kenellä tahansa on oikeus saada tietoja kaupparekisteriin tehdyistä merkinnöistä ja asiakirjoista.

Ennen yritystoiminnan aloittamista tehdään rekisteriviranomaiselle rekisteriin merkitsemistä varten ilmoitus, joka sisältää yritystä ja yritystoimintaa koskevat perustiedot (perusilmoitus). Jos kaupparekisteriin merkityssä asiassa tapahtuu muutos, siitä on viivytyksettä tehtävä ilmoitus PRH:lle (muutosilmoitus). Joidenkin muutosten, kuten osakeyhtiössä osakepääoman alentamista ja osakeantia koskevien päätösten osalta muutosilmoitus on lisäksi tehtävä määräajassa sillä uhalla, että muutosta koskeva päätös muutoin raukeaa. Muutosilmoitusta tehtäessä kannattaa samalla tarkistaa yhtiön kaikki rekisteritiedot ja tarvittaessa päivittää vanhentuneet tiedot. Sekä perus- että muutosilmoitukset ovat maksullisia.

Ilmoituslomakkeita saa Patentti- ja rekisterihallituksesta, TE-keskuksista ja sähköisessä muodossa YTJ:n kotisivuilta. Ilmoituksen tekemisestä ovat vastuussa avoimessa yhtiössä ja kommandiittiyhtiössä vastuunalaiset yhtiömiehet, ja osakeyhtiössä hallituksen varsinaiset jäsenet sekä muutosilmoitusten osalta myös toimitusjohtaja tai näiden valtuuttama henkilö. Jokainen henkilö, joka on eronnut kaupparekisteriin merkitystä asemastaan, saa myös itse tehdä muutosilmoituksen erostaan.

Kaupparekisterimerkinnällä on julkisuusvaikutus, eli rekisteriin merkityn seikan katsotaan tulleen kaikkien tietoon, ja toisaalta rekisteröimättömään seikkaan ei voi vedota muuta kuin sellaista henkilöä vastaan, jolla näytetään olleen siitä tieto. Tietyissä asioissa kaupparekisterimerkinnällä on oikeutta perustava vaikutus. Esimerkiksi osakeyhtiö syntyy vasta rekisteriin tehtävällä merkinnällä.

YTJ-tietopalvelun tietoja yksityiskohtaisempaa tietoa saa maksullisesta kaupparekisteriotteesta, joka voidaan tilata kaupparekisteristä. Kaupparekisteristä voi myös tilata muita maksullisia tietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi yhtiöiden yhtiöjärjestykset ja tilinpäätöstiedot. Osakeyhtiön on ilmoitettava vahvistettu tilinpäätöksensä rekisteröitäväksi kaupparekisteriin [Tilinpäätös ja toimintakertomus].

PRH voi tietyissä tapauksissa määrätä osakeyhtiön selvitystilaan tai poistaa sen rekisteristä. Yhtenä perusteena tälle voi olla se, että yhtiö ei ole PRH:n kehotuksesta huolimatta ilmoittanut tilinpäätösasiakirjoja rekisteröitäväksi vuoden kuluessa tilikauden päättymisestä. Myös yksityinen elinkeinonharjoittaja voidaan poistaa rekisteristä, jos tämä ei ole tehnyt kaupparekisteri-ilmoituksia viimeisen 10 vuoden aikana, ja voidaan olettaa toiminnan loppuneen. Tämän selvittämiseksi PRH on yhteydessä verottajaan ja elinkeinonharjoittajaan, sekä kuuluttaa rekisteristä poistamisen PRH:n kuulutustietopalvelussa.