Kutsutapa

Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle riippumatta siitä, onko kyseessä varsinainen vai ylimääräinen yhtiökokous. Yhtiöjärjestyksessä voidaan kuitenkin määrätä, että hallintoneuvosto kutsuu kokouksen koolle.

Jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka osoite on yhtiön tiedossa, on lähetettävä kirjallinen kokouskutsu. Kirjeen lisäksi myös esimerkiksi sähköpostitse toimitettua kokouskutsua voidaan pitää kirjallisena, mutta sen käyttäminen edellyttää, että osakkeenomistaja on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa yhtiölle tällaista tarkoitusta varten.

Yhtiöjärjestyksessä voidaan kirjallisen kutsun sijasta määrätä myös muunlaisesta kutsutavasta, esimerkiksi kutsun julkaisemisesta tietyssä sanomalehdessä.

Kirjallinen kutsu on yhtiöjärjestyksen mahdollisesta määräyksestä huolimatta lähetettävä kuitenkin aina jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka osoite on yhtiön tiedossa, jos kokouksessa käsitellään:

• yhtiöjärjestyksen muuttamista siten, että jo annettujen osakkeiden tuomia oikeuksia tai velvollisuuksia muutetaan, taikka yhtiön oikeutta vahingonkorvaukseen rajoitetaan,

• sulautuvan yhtiön sulautumista,

• jakautuvan yhtiön jakautumista taikka

• yhtiön asettamista selvitystilaan tai selvitystilan jatkamista.

Kirjallinen kutsu ei sinänsä edellytä kirjattua kirjettä, mutta tämä helpottaa kirjallisen kutsun toimittamisen todistamista.