Kokousasiakirjojen nähtävillä pitäminen

Hallituksen päätösehdotukset sekä jos kokouksessa käsitellään tilinpäätöstä, tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus on vähintään viikon ajan ennen kokousta pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä yhtiön pääkonttorissa tai internet-sivuilla. Jos asiakirjat julkaistaan yhtiön internet-sivuilla, sivujen on oltava osakkeenomistajien yleisesti tuntemat ja niiden on toimittava asianmukaisesti. Pörssiyhtiössä kokouskutsu ja kokousasiakirjat on julkaistava yhtiön internet-sivuilla viimeistään kolme viikkoa ennen kokousta ja pidettävä siellä julkaistuna vähintään, kunnes kokouksesta on kulunut kolme kuukautta, lukuun ottamatta tilinpäätökseen liittyviä asiakirjoja, jotka yhtiön on tullut julkaista arvopaperimarkkinalain mukaisesti. Erityisiä nähtävilläpitovaatimuksia liittyy myös yhtiökokoukseen, jossa ei käsitellä tilinpäätöstä, mutta jossa käsitellään esimerkiksi osakeantia, varojenjakoa taikka osakepääoman alentamista. Tällöin nähtävillä on pidettävä muun muassa hallituksen selostus tilinpäätöksen laatimisen jälkeisistä yhtiön asemaan olennaisesti vaikuttavista tapahtumista. Vastavia vaatimuksia liittyy muun muassa sulautumisesta ja jakautumisesta päättävään yhtiökokoukseen.

Asiakirjat on myös viivytyksettä lähetettävä niitä pyytävälle osakkeenomistajalle, mikäli asiakirjoja ei voi ladata ja tulostaa yhtiön internetsivuilta. Lisäksi asiakirjojen on oltava nähtävänä yhtiökokouksessa.