Työnantajan oikeus lukea työntekijän sähköpostia
Sähköposti nauttii samaa perustuslain mukaista viestinnän luottamuksellisuuden suojaa kuin perinteinen kirjeposti, minkä vuoksi työnantajan on ensisijaisesti pyrittävä varmistamaan, ettei tarvetta viestien tarkasteluun synny. Yksityisyyden suojasta työelämässä annetussa laissa säädetään työnantajan oikeudesta lukea työntekijän sähköpostiviestejä ilman työntekijän lupaa. Työnantaja saa lukea hänelle tarkoitettuja viestejä vain, jos hän on ensin täyttänyt lain asettaman huolehtimisvelvollisuuden. Huolehtimisvelvollisuuden mukaan työnantajan on tarjottava työntekijälle jokin seuraavista vaihtoehdoista sähköpostin järjestämiseksi silloin, kun työntekijä on poissa:
Automaattinen poissaoloilmoitus. Tällä pyritään siihen, että työntekijälle tulevien viestien määrä vähentyisi, kun hän ei ole paikalla, ja työnantajalle ei syntyisi tarvetta lukea viestejä.)
Viestien ohjaaminen toiseen osoitteeseen. (Työntekijä voi ohjata viestit toiselle työntekijälle tai toiseen omaan osoitteeseensa. Osoitteen pitää kuitenkin olla työnantajan hyväksymä.)
Suostumus toiselle viestien lukemiseen. (Sen selvittämiseksi, ovatko työntekijälle lähetetyt viestit selvästi tarkoitettuja työnantajalle.)
Huolehtimisvelvollisuuden asettamisella pyritään siihen, että työnantajalle ei syntyisi tarvetta avata työntekijän sähköpostia silloin, kun työntekijä ei ole itse työpaikalla.
Työnantajan oikeus työntekijän poissa ollessa hakea sille kuuluvia viestejä niiden lähettäjien, vastaanottajien tai otsikkojen perusteella sekä avata yksilöity viesti edellyttää, että:
työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun;
on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu;
työntekijä on estynyt tilapäisesti suorittamasta työtehtäviään; ja
työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa, ja asian selvittäminen ei kestä viivytystä.
Lisäksi työnantajalla on oltava välttämätön syy saada tieto viesteistä asiakkaidensa palvelemiseksi tai muutoin toimintojensa turvaamiseksi. Viestejä haettaessa on oltava läsnä tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuudet omaava henkilö.
Työnantajalla on oikeus avata edellä kuvatulla tavalla esille haettu viesti, jos on ilmeistä esimerkiksi viestin otsikon perusteella, että viesti kuuluu työnantajalle, eikä työnantaja tavoita viestin lähettäjää sen sisällön selvittämiseksi. Viestien avaamisessa on oltava läsnä tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuudet omaava henkilö sekä toinen henkilö työnantajan itsensä lisäksi.
Viestin esille hakemisesta tai viestin avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, miksi viestiä on haettu tai avattu, hakemisen tai avaamisen ajankohta ja sen suorittajat. Selvitys on heti toimitettava työntekijälle.