Terveydentilatietojen kerääminen ja käyttö
Työntekijästä saa kerätä terveydentilatietoja vain tarkoin määritellyissä tilanteissa. Terveydentilatiedot ovat laissa tarkoitettuja arkaluonteisia henkilötietoja, joiden käsittelemisen edellytykset ovat muita henkilötietoja tiukemmat. Kun terveystietoja tarvitaan, ne on hankittava lähes poikkeuksetta työntekijältä itseltään. Sääntö on siis sama kuin muidenkin henkilötietojen osalta. Jos niitä pyydetään muualta, esimerkiksi työterveyshuollosta, siihen pitää olla työntekijän kirjallinen suostumus. Suullinen lupa ei tässä kohdin riitä. Työntekijän suostumus voi liittyä vain ennalta määritellyn tiedon pyytämiseen. Tällainen asia voi olla esimerkiksi sairauspoissaolo. Suostumus voi olla myös laajempi. Työntekijä voi päättää vapaasti hänestä kertyneiden tietojen luovutuksesta ja antaa suostumuksen myös tulevia tietoja ajatellen. Suostumuksen voi kuitenkin myöhemmin peruuttaa.
Työnantaja saa kerätä työntekijän terveydentilatietoja neljässä eri tilanteessa. Tietojen kerääminen on sallittua:
sairausajan palkan tai vastaavan terveydentilaan liittyvän etuuden maksamiseksi;
poissaolo-oikeuden selvittämiseksi;
kun työntekijä haluaa, että hänen työkykyään selvitetään; ja
laissa erikseen niin säädettäessä.
Se, minkälaisia terveystietoja työnantajalla on lupa käsitellä, jää harkittavaksi kussakin tapauksessa erikseen. Esimerkiksi työehtosopimukset edellyttävät yleisesti, että sairauspoissaolosta tuodaan diagnoosilla varustettu lääkärintodistus. Työkykyisyyden selvittäminen voi oikeuttaa laajempaankin tietojen käsittelyyn. Terveystietoja hankittaessa on otettava huomioon myös työelämän tietosuojalain tarpeellisuusvaatimus. Vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja saa kerätä. Tarpeellisuusvaatimus vaikuttaa sekä tietojen yksityiskohtaisuuteen että niiden laajuuteen.
Terveydentilatietoja saavat käsitellä työpaikalla vain ne henkilöt, jotka niiden perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä tai panevat niitä täytäntöön. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt joko suoraan henkilöinä tai määriteltävä ne tehtävät, joissa terveystietoja joudutaan käsittelemään. Terveydentilatietoja tarvitaan esimerkiksi palkanlaskennassa. Työntekijän esimies voi tarvita tietoja esimerkiksi harkitessaan työntekijän poissaolon aiheellisuutta. Tavoitteena on, että työntekijän terveystiedot eivät tule työpaikalla muiden kuin niiden tietoon, jotka tarvitsevat tietoja omassa työssään. Näille henkilöille on säädetty erityinen salassapitovelvollisuus. He eivät saa ilmaista työntekijöiden terveydentilatietoja muille työsuhteensa aikana eivätkä sen päättymisen jälkeen. Terveydentilatiedot on lisäksi säilytettävä erillään muista tiedoista, ja lisäksi Terveydentilaa koskevat tiedot on poistettava välittömästi sen jälkeen, kun käsittelylle ei ole 1 momentissa tarkoitettua perustetta. Käsittelyn perustetta ja tarvetta on arvioitava vähintään viiden vuoden välein.
Ulkoiset tietolähteet
- Tietosuojavaltuutettu: Työelämän tietosuojan käsikirja
- Tietosuojavaltuutettu: Usein kysyttyä työelämästä
- Tietosuojavaltuutetun päätös: Työntekijöiden terveydentilatietojen sekä sairauspoissaolo -tietojen käsittelystä työpaikalla sekä niiden työterveyshuoltoon luovuttamisesta työnantajan ja työterveyshuollon välisessä yhteistyössä