Mitä tietoja työntekijästä saa kerätä?

Työnantajan on huolehdittava siitä, että työntekijöiden tietosuoja järjestetään asianmukaisesti.

Työnantaja saa kerätä työnhakijasta tai työntekijästä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia. Työnantajan on pystyttävä tarvittaessa perustelemaan keräämiensä henkilötietojen tarpeellisuus. Muita kuin työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja ei voi kerätä edes työntekijän suostumuksella.

Henkilötiedolla tarkoitetaan sellaista työntekijää koskevaa merkintää, josta hän on tunnistettavissa. Sen on oltava jollakin alustalla, kuten esimerkiksi paperilla, tietokoneen muistissa, kuvanauhalla tai mikrofilmillä. Yksinomaan suulliset tiedot jäävät kokonaan keräämisen sääntelyn ulkopuolelle. Tietosuojalainsäädäntö ei siis koske esimerkiksi työhönottohaastattelun keskusteluja tai kahden työnantajan välisiä, työntekijää koskevia keskusteluja. Nämäkin tiedot ovat kuitenkin sääntelyn piirissä, jos tiedot tallennetaan jossain muodossa tai jos suulliset tiedot perustuvat tallennettuihin tietoihin.

Tietojen tarpeellisuus harkitaan työpaikka- ja työntekijäkohtaisesti. Se, mikä on tarpeellista tietyn työntekijän työsuhteessa, ei ole välttämättä sitä toisen henkilön kohdalla samassakaan työpaikassa. Tiedot, joita työnantaja tarvitsee täyttääkseen lain tai työehtosopimuksen velvoitteet, ovat tietenkin aina tarpeellisia. Näiden tietojen lisäksi yritykset keräävät henkilötietoja omia erityistarpeitaan varten. Tietojen kerääminen on sallittua, mutta työnantajan on tarvittaessa osoitettava keräämisen tarpeellisuus.