Sopimusriskien hallinta
Tarvetta tehokkaampaan sopimusriskienhallintaan voidaan pohtia, jos vastaus useaan alla olevaan kysymykseen tai väittämään on myönteinen:
Yrityksessä suuri osa sopimuksista tehdään suullisesti.
Meillä on kova kiire sopimusneuvotteluissa.
Sopimuskumppanin nimen, osoitteen ja allekirjoituksen voi täydentää myöhemmin sopimuspohjaan.
Sopimuskumppaneilla on erimielisyyttä sopimusehtojen tarkoituksesta.
Sopimuskumppani ei noudata maksuehtoja.
Sopimuskumppani viivästyy toimituksissaan.
Viivästyksestä ei ole määrätty seuraamuksia.
Toimituksen virheellisyyteen ei ole varauduttu.
Osapuolten vastuunjako on epäselvä.
Yritys joutuu hyväksymään sopimusehdot ”suuryrityksen” sanelemana.
Ulkomaisia sopimuskumppaneita - puutteellinen kielitaito jommallakummalla sopimuskumppanilla.
Sopimusehtoja ei tunneta tarpeeksi.
Sopimusehtoja ei liitetä sopimuksen osaksi.
Yrityksen sopimuksissa ei ole vastuunrajoituslausekkeita.
Sopimusten valmistelu vaatii aikaa ja huolellisuutta. Huolellisesti laadittu kirjallinen sopimus muodostaa hyvän perustan ja luo pelisäännöt osapuolten väliselle yhteistyölle. Sopimus on ensisijainen lähde, kun tulkitaan sopimuskumppaneiden välistä oikeussuhdetta. Siksi on tärkeää selvittää osapuolten roolijako ja vastuut jo neuvotteluvaiheessa ja kirjata neuvottelutulos sopimukseen. Sopimuksessa tulisi määritellä sopimuskumppaneiden tehtävät, oikeudet ja vastuut mahdollisimman tarkasti. Kun osapuolten oikeudet, velvoitteet ja vastuut on määritelty selvästi, voidaan välttyä ikäviltä ja joskus yllättäviltäkin seuraamuksilta ja turhilta riidoilta. Sopimus tulee hahmottaa kokonaisuutena siten, että huomioidaan yksityiskohdat ja varmistetaan, että sopimus muodostaa selkeän, ristiriidattoman ja järkevän kokonaisuuden. Sopimusrikkomusten seuraamukset on myös tärkeää arvioida ja sopia sopimuksessa. Yrityksen on hyvä miettiä sopimustoimintaansa valmiit sopimusmallit. Samalla on pidettävä kuitenkin mielessä, että kukin sopimus on yksilöllinen ja sopimusmallin soveltuvuus kulloinkin kyseessä olevaan tapaukseen on aina erikseen arvioitava.
Sopimuskumppaneiden luotettavuuden selvittämisessä minimivaatimuksena on luottotietojen ja kaupparekisteritietojen tarkastaminen. Luottotiedot kannattaa myös tarkistaa sopimussuhteen kestäessä aika ajoin. Edellytykset yhteistoimintaan selviävät kuitenkin vasta neuvotteluissa. Siksi neuvotteluiden merkitystä onnistuneiden sopimusten taustalla ei tule aliarvioida.
Yritysten kannattaa myös tuntea vastuunkantokykynsä ja rajoittaa vastuunsa sen mukaisiksi. Esimerkiksi mahdollisen sopimussakon tulee olla suuruudeltaan realistinen ottaen huomioon mm. osapuolten maksukyky ja sopimusrikkomuksesta mahdollisesti aiheutuvien taloudellisten vahinkojen suuruus. Suuryritykselle 50.000 € on pienehkö summa, mutta se voi ylittää pk-yrityksen maksukyvyn.