Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö
Hankintamenettelyllä tarkoitetaan yleisesti julkisen hankinnan kilpailuttamisen eri vaiheita ja siinä noudatettavia menettelytapoja ja käytäntöjä. Hankintaprosessi käynnistetään tarjouspyyntöasiakirjojen laatimisella ja hankinnasta ilmoittamisella. Hankintaprosessi päättyy hankintasopimuksen tekemiseen.
Hankintayksiköllä on laaja harkintavalta itse päättää, mitä se on hankkimassa ja millä ehdoilla, sekä mitä hankinnan kohteen ominaisuuksia se hankinnassa painottaa. Tämän tulee ilmetä tarjouspyyntöasiakirjoista: hankintailmoituksesta ja tarjouspyynnöstä. Ennen hankinnan käynnistämistä hankinnalle tulee määrittää mahdollisimman tarkka ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sen selvittämiseksi, mitä menettelysääntöjä tehtävässä hankinnassa tulee noudattaa.
Hankintayksikön tulee huolehtia siitä, että hankinnasta ilmoitetaan riittävän laajasti ja tarjouksia pyydetään riittävältä määrältä toimittajia. Kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on julkaistava hankintailmoitus työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanavassa HILMA:ssa. EU:n kynnysarvot ylittävät hankinnat julkaistaan HILMA:n lisäksi Euroopan unionin virallisessa lehdessä. EU-hankintailmoitus julkaistaan kuitenkin HILMA:n kautta. Hankintailmoituksen julkaisemisen laiminlyönti on perustavaa laatua oleva virhe, joka voi johtaa hankintapäätöksen kumoamiseen markkinaoikeudessa.
Hankintailmoituksen julkaisemisen lisäksi hankintayksikön on toimitettava tarjoajille tarjouspyyntö. Tarjouspyyntö on asiakirja, jonka perusteella tarjoajat tekevät tarjouksensa. Tarjouspyyntö on laadittava siten, että siitä käy yksiselitteisesti ilmi hankinnan sisältö, laatu, laajuus, hankinnan keskeiset ehdot ja hankintamenettelyn sisältö ja vaiheet. Esimerkiksi hankinnan kohteen ominaisuudet ja laatuvaatimukset on määriteltävä yksityiskohtaisesti. Tarjouspyynnön perusteella yritysten on voitava arvioida kiinnostustaan, soveltuvuuttaan ja mahdollisuuksiaan ehdokkaina tai tarjoajina.
Tarjouspyyntö on laadittava kirjallisena, jotta ehdokkaiden ja tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu turvataan. Tarjouspyynnön tulee olla niin selkeä, että tarjouspyynnön perusteella annettavat tarjoukset ovat yhteismitallisia ja vertailukelpoisia.