Työnhakijan henkilötietojen käsittely rekrytoinnin yhteydessä

Työhönoton yhteydessä työnantajalla saattaa olla  tarve kerätä ja tallentaa työntekijästä henkilötietoja, teettää erilaisia testejä sekä selvittää työntekijän rikostaustaa. Näissä toimenpiteissä on noudatettava voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä  ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia, joissa on säädelty varsin tarkasti, missä tarkoituksessa ja minkälaisia tietoja työnhakijasta voi kerätä ja tallentaa, sekä miten ne tulee hankkia. Myös erilaisten henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien teettämistä on laissa säännelty.

Henkilötietojen keräämistä, käsittelyä, tallentamista ja luovuttamista, työnhakijoiden testaamista sekä tietosuojaselostetta on käsitelty tarkemmin kohdassa [Työelämän tietosuoja]. Myös työntekijän rikostaustan selvittämistä sekä turvallisuusselvityksen tekemistä on käsitelty yksityiskohtaisesti kohdassa [Työelämän tietosuoja].

Tietojen kerääminen

Lähtökohtaisesti työnhakijalta voidaan kysyä vain työnhakuun ja työhön liittyviä kysymyksiä ja samoin tallentaa vain työnhakuun ja työhön liittyviä tarpeellisia tietoja. Työnhakijalta ei saa kuitenkaan kysyä eikä tallentaa ns. arkaluontoisia esim. terveydentilaan, uskontoon ja seksuaaliseen suuntautumiseen liittyviä tietoja, ellei niillä ole merkitystä työn tekemisen kannalta. Työnantajan on kerättävä henkilötiedot ensi sijassa työnhakijalta itseltään. Jos työnantaja kerää tietoja muualta, on hänen hankittava siihen työnhakijan suostumus.

Terveydentilan selvittäminen

Työnantajalla ei ole yleistä velvollisuutta selvittää työnhakijan terveydentilaa. Eräissä tapauksissa työnantaja on kuitenkin velvollinen varmistamaan ennen työsopimuksen tekemistä, että työntekijä on lääketieteellisin perustein kykenevä tekemään kyseistä työtä. Tällainen velvollisuus työnantajalla voi olla esimerkiksi silloin, jos työntekijä käsittelee vaarallisia aineita työssään tai hänen huono terveydentilansa voi aiheuttaa vaaraa muille ihmisille (esimerkiksi linja-autonkuljettaja). Työhönottotilanteessa saa esittää vain sellaisia terveyteen liittyviä kysymyksiä, joilla on työn luonne huomioiden merkitystä työtehtävien hoitamisen kannalta.

Henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien teettäminen

Työnantaja voi teettää työnhakijalle erilaisia henkilö- ja soveltuvuusarviointitestejä. Testit edellyttävät aina työntekijäehdokkaan suostumusta. Työnantajan on kuitenkin varmistettava, että käytettävät testimenetelmät ovat luotettavia, niiden suorittajat asiantuntevia ja testauksella saatavat tulokset virheettömiä. Testejä voidaan tehdä, jos niillä on tarkoitus selvittää työtehtävien hoidon edellytyksiä ja niiden tulosten tulee olla työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia.

Huumausainetestit

Työnantaja voi vaatia työnhakijaa esittämään todistuksen huumetestistä, jos tietyt yleiset työpaikkaan liittyvät edellytykset täyttyvät ja jos työnhakijan on tarkoitus toimia sellaisissa työtehtävissä, jotka edellyttävät tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä, hyvää reagointikykyä, erityistä luottamusta tai joissa ollaan tekemisessä alaikäisten kanssa.

Luotto- ja rikosrekisteritietojen sekä turvallisuusselvityksen hankkiminen

Työnantajalla on oikeus tietyin edellytyksin käsitellä työnhakijaa koskevia henkilöluottotietoja henkilöiden luotettavuuden arvioimiseksi. Työnantajan on ilmoitettava työntekijälle etukäteen tätä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvittämistä varten. Jos työnantaja hankkii työntekijän henkilöluottotietoja, työnantajan tulee lisäksi ilmoittaa työntekijälle, mistä rekisteristä luottotiedot hankitaan. Jos työntekijää koskevia tietoja on kerätty muualta kuin työntekijältä itseltään, työnantajan on ilmoitettava työntekijälle saamistaan tiedoista ennen kuin niitä käytetään työntekijää koskevassa päätöksenteossa.

Pääsääntöisesti yksityinen työnantaja ei voi pyytää viranomaiselta henkilön rikosrekisteritietoja. Työnantajan velvollisuutena on kuitenkin pyytää henkilöltä nähtäväksi alle kuuden kuukauden vanha rikosrekisterin ote ennen työsopimuksen tekemistä tehtävään, jossa työskennellään lasten kanssa, esimerkiksi päiväkodit ja koulut. Tähän sovelletaan lakia lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä.

Työnhakijasta voidaan tehdä turvallisuusselvitys vain turvallisuusselvityslaissa säädetyin perustein. Turvallisuusselvityksen hakemiseen vaaditaan työntekijän suostumus.

Tietojen säilyttäminen

Jos työnantaja haluaa säilyttää työhakemuksia, työntekijöistä keräämiään tietoja tai teettämiensä testien tuloksia myöhempää tarvetta varten, tietojen säilyttämisessä on huomioitava tietosuojalainsäädännön rekisterinpitäjälle asettamat yleiset velvoitteet, ja huomioitava mm. työnhakijan informointi siitä, kuinka kauan tietoja säilytetään.