Tietosuoja työsuhteessa
Työntekijän henkilötietojen käsittelystä ja yksityisyyden suojasta säädetään ensisijaisesti laissa yksityisyyden suojasta työelämässä. Myös muun muassa henkilötietolaissa ja laissa sähköisen viestinnän palveluista on säännöksiä työntekijöiden tietosuojasta. Lakien tarkoituksena on toteuttaa työntekijöiden yksityiselämän suojaa työelämässä, säännellä työntekijöitä koskevien tietojen keräämistä ja tallentamista, työntekijöiden testaamista sekä erilaista valvontaa ja tarkkailua.
Työntekijöiden tietosuojan asianmukaiseen järjestämiseen kannattaa kiinnittää huomiota. Tietosuojaa koskevien lakien rikkomisesta voi seurata sakkorangaistus. Aihepiiriä säännellään myös rikoslaissa.
Tässä kohdassa on käsitelty työelämän tietosuojan pääperiaatteet. Yksityiskohtaisemmin työelämän tietosuojakysymyksiä sekä työsuhteen osapuolten oikeuksia ja velvoitteita on käsitelty osiossa [Työelämän tietosuoja].
Tietojen kerääminen
Työnantaja saa kerätä, tallentaa tai muuten käsitellä vain työntekijän työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän nimenomaisella suostumuksella. Henkilötiedot on hankittava ensi sijassa työntekijältä itseltään. Jos työnantaja kerää tietoja muualta, on siihen saatava työntekijän suostumus.
Työntekijän terveydentilatietoja työnantaja saa käsitellä vain, jos työntekijä itse toimittaa ne hänelle tai jos työntekijä on antanut kirjallisen suostumuksen luovuttaa tällaisia tietoja työnantajalle. Lisäksi edellytetään, että tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi, perustellun työstä poissaolon selvittämiseksi, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään. Työhönottotilanteessakin saa kysyä vain sellaisia terveydentilatietoja, joilla on merkitystä työtehtävien hoitamisen kannalta.
Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä on myös säännökset siitä, millä perusteilla työnantajalla on oikeus käsitellä työnhakijaa tai työntekijää koskevia henkilöluottotietoja henkilöiden luotettavuuden arvioimiseksi.
Työnantajalla on mahdollisuus pyytää paikallista poliisia tai suojelupoliisia tekemään työnhakijasta turvallisuusselvityksen, jos yrityksellä on painava tarve suojata arvokkaita liike- ja ammattisalaisuuksia tai muita erittäin merkittäviä taloudellisia etuja. Turvallisuusselvityksen hakemiseen vaaditaan työntekijän suostumus. Turvallisuusselvitysten hankkimiseen sovelletaan lakia turvallisuusselvityksistä.
Jos työntekijä tulee mahdollisesti työskentelemään lasten parissa, on työnantajalla velvollisuus pyytää nähtäväkseen rikosrekisteriote, joka ei saa olla kuutta kuukautta vanhempi. Otteesta on tarkastettava ja arvioitava mahdolliset esteet lasten kanssa toimimiselle. Tarkastuksesta pitää rekisteröidä otteen päivämäärä ja tarkastuspäivä, mutta siitä ei saa ottaa kopiota. Se tulee tarkastuksen jälkeen palauttaa välittömästi hakijalle ja sen sisältö on salassa pidettävää.
Yhteistoiminnasta yrityksissä annetun lain mukaan yhteistoimintamenettelyssä on käsiteltävä yrityksessä noudatettavat periaatteet ja käytännöt siitä, mitä tietoja työntekijästä kerätään työhönoton yhteydessä ja työsuhteen aikana.
Jos työnantaja haluaa säilyttää työntekijöistä keräämiään tietoja tai teettämiensä testien tuloksia myöhempää tarvetta varten, tiedoista katsotaan muodostuvan henkilörekisteri, josta työnantaja on velvollinen laatimaan henkilötietolain mukaisen rekisteriselosteen. Rikosrekisteritietoja ei voi kuitenkaan kopioida eikä tallentaa. Terveydentilatiedot tulee säilyttää erillään muista tiedoista. Pääsy henkilötietoihin on rajoitettava mahdollisimman suppeaksi.
Henkilötietojen keräämistä, käsittelyä, tallentamista ja luovuttamista sekä rekisteriselostetta on käsitelty tarkemmin kohdassa [Työelämän tietosuoja]. Myös työntekijän rikostaustan selvittämistä sekä turvallisuusselvityksen tekemistä on käsitelty yksityiskohtaisemmin samassa kohdassa.
Testaaminen
Työntekijälle voidaan tehdä henkilö- ja soveltuvuustestejä vain työntekijän suostumuksella. Testejä voidaan tehdä, jos niillä on tarkoitus selvittää työtehtävien hoidon edellytyksiä tai koulutus- taikka muun ammatillisen kehittämisen tarvetta. Testitulosten täytyy lisäksi olla työsuhteen kannalta tarpeellisia. Työnantajan tulee varmistaa, että testejä tehtäessä käytetään luotettavia testausmenetelmiä, niiden suorittajat ovat asiantuntevia ja testauksella saatavat tiedot virheettömiä.
Työnantaja voi vaatia työntekijää esittämään huumausainetestiä koskevan todistuksen, kun on perusteltua aihetta epäillä, että työntekijä on huumeiden vaikutuksen alaisena työssä tai että työntekijällä on riippuvuus huumeista.Lisäksi edellytetään, että testaaminen on välttämätöntä työntekijän työ- ja toimintakyvyn selvittämiseksi ja että työntekijä toimii sellaisissa tehtävissä, jotka edellyttävät tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä, hyvää reagointikykyä tai erityistä luottamusta tai joissa ollaan tekemisissä alaikäisten kanssa. Huumetestien teettäminen edellyttää lisäksi, että työpaikalla on laadittu päihteiden/huumeiden vastainen ohjelma.
Työntekijöiden testaamista ja huumetestejä on käsitelty tarkemmin kohdassa [Työelämän tietosuoja].
Kameravalvonta
Työnantaja saa toteuttaa työntekijöiden kameravalvontaa, jos tarkkailun tarkoituksena on työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojaaminen tai tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvonta taikka turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantaneiden tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.
Kameravalvontaa ei saa käyttää tietyn työntekijän tai tiettyjen työntekijöiden tarkkailuun työpaikalla. Käymälässä, pukeutumistilassa tai henkilöstötiloissa ei saa olla kameravalvontaa eikä myöskään työhuoneissa, jotka on osoitettu työntekijälle henkilökohtaiseen käyttöön. Tietyin edellytyksin valvonta voidaan kuitenkin kohdentaa tiettyyn työpisteeseen. Tarkkailu voi olla välttämätöntä muun muassa työhön liittyvän ilmeisen väkivallan uhan ehkäisemiseksi.
Työntekijöihin kohdistuvan kameravalvonnan, kulunvalvonnan ja muun valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja näissä käytettävät menetelmät on käsiteltävä yhteistoimintalain mukaisessa yhteistoimintamenettelyssä. Muissa kuin yhteistoimintalainsäädännön piiriin kuuluvissa yrityksissä työnantajan on ennen päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluksi edellä mainituista asioista.
Kameravalvontaa ja muuta teknistä valvontaa on käsitelty tarkemmin kohdassa [Työelämän tietosuoja].
Sähköpostien lukeminen
Työnantajan oikeus hakea ja lukea työntekijän sähköpostiviestejä on varsin tarkkaan säännelty. Työnantajalla on oikeus hakea tai avata työnantajan työntekijän sähköpostiviestejä ainoastaan silloin, jos työnantaja on täyttänyt laissa asetetun huolellisuusvelvoitteensa eli suunnitellut ja järjestänyt työntekijän sähköpostiviestien suojan joillakin laissa mainituilla tavoilla. Tämän lisäksi viestien hakemiseksi on asetettu useita edellytyksiä mm. työntekijän työtehtävien osalta. Viestien hakemiselle on myös oltava välttämätön syy ja viestien avaaminen on sallittua vain tiettyjen edellytysten täyttyessä.
Sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteet sekä työntekijän sähköpostin ja muuta sähköistä viestintää koskevien tietojen käsittely on käsiteltävä yhteistoimintalain mukaisessa yhteistoimintamenettelyssä.
Sähköpostien lukemista ja sen edellytyksiä on käsitelty tarkemmin kohdassa [Työelämän tietosuoja].
Työntekijän tiedonsaanti ja virheen oikaisu
Työntekijällä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteröity. Työntekijä voi pyytää itseään koskevat henkilötiedot nähtäväksi milloin tahansa.
Tarkastusoikeus voidaan evätä lähinnä silloin, kun sen käytöstä saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa jonkun muun oikeuksille tai sen käyttö haittaisi rikosten ehkäisemistä ja selvittämistä. Kieltäytymisestä on annettava kirjallinen todistus työntekijälle, joka voi viedä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.