Kirja teel hääletamine
Erinevalt aktsiaseltsi üldkoosolekust ei pea osanike otsuse tegemiseks tingimata kutsuma kokku osanike koosolekut ning juhatus võib osanike pädevuses olevate küsimuste otsustamiseks korraldada kirjaliku otsuste vormistamise. Kirja teel hääletamist ei tohi segi ajada olukorraga, kus osanike koosolek on küll kokku kutsutud, kuid osanikule on antud võimalus hääletada koosoleku päevakorras olevate punktide kohta koostatud otsuste eelnõusid, edastades oma hääle osaühingule enne osanike koosolekut posti teel kirjalikus vormis.
Otsuste vastuvõtmiseks kirja teel peab juhatus saatma otsuse eelnõu kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis kõigile osanikele, määrates tähtaja, mille jooksul osanik peab esitama selle kohta oma seisukoha kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Sellisel viisil korraldatud otsuste vastuvõtmisel on osanikul võimalik osaleda nii kirja teel kui e-posti vahendusel, sõltuvalt sellest, millise hääletusprotseduuri on juhatus valinud.
Kui osanik ei teata nimetatud tähtaja jooksul, kas ta on otsuse poolt või vastu, loetakse, et ta hääletab otsuse vastu. Vastuhääleks loetakse ka olukorda, kui osaniku seisukoht jõuab alles pärast juhatuse poolt märgitud tähtaega osaühinguni.
Kirja teel hääletamise kohta koostab juhatus hääletusprotokolli ja saadab selle viivitamatult osanikele.
Hääletusprotokolli kantakse järgnevad andmed:
osaühingu ärinimi ja asukoht
protokollija nimi
vastuvõetud otsused koos hääletamistulemustega (sealhulgas otsuse poolt hääletanud osanikud nimeliselt)
otsuse suhtes eriarvamusele jäänud osaniku nõudel tema eriarvamuse sisu
muud hääletamise suhtes olulise tähtsusega asjaolud
Kui sel moel vastuvõetud osanike otsus on aluseks juhatuse liikme valimisele, peab hääletusprotokollile alla kirjutama juhatuse liige, kelle kohta on tehtud kanne äriregistrisse, või osaühingu osanik ning vastav allkiri peab olema notariaalselt kinnitatud. Allkirja notariaalset kinnitamist asendab hääletusprotokolli digitaalallkirjastamine käesoleva lõike esimeses lauses nimetatud isiku poolt. Allkirja notariaalset tõestust või digiallkirja nõuet ei ole, kui otsustatakse juhatuse liikme ametiaja pikendamist või juhul kui juhatuse liikme registrisse kandmise avaldusele kirjutab alla juhatuse liige, kelle kohta on tehtud kanne äriregistrisse, või osaühingu osanik.