Pakkumuse esitamise ettepanek ja hanketeade
Riigihangete ettevalmistamine algab hanke planeerimisest. Teatud juhtudel on hankijal kohustus kehtestada ka oma organisatsiooni hankekord ja hankeplaan, millede eesmärgiks on tagada, et hankija oleks oma hankemenetlust puudutava sisekorra algusest lõpuni läbi mõelnud.
Hankedokumentide koostamine on hankemenetluse üks kõige olulisem etapp. Hankijal on tegelikult suur valikuvabadus otsustada, mida ja millistel tingimustel ta ostab ning milliseid omadusi ta pakkumise esemel oluliseks peab. Samas peavad hankedokumendid hankija soove võimalikult täpselt kajastama. Ebaselgete, ebatäpsete ja mitmeti mõistetavate hankedokumentide tõttu ei pruugi esitatud pakkumused olla võrreldavad ning seetõttu võib nende hindamine osutuda keerukaks või koguni võimatuks. Eriti oluline on siin hankelepingu eseme võimalikult täpne ja arusaadav määratlemine. Seega on äärmiselt oluline, et hankija oleks hankelepingu eseme igakülgselt läbi mõelnud, st mis eesmärgil ja mida on hankijal vaja, arvestades seejuures ka olemasoleva eelarvega. Praktikas leidub kahjuks endiselt hulk juhtumeid, kus hankija määratleb hankelepingu eseme selliselt, et ei suuda lõpuks ka ise arusaadavalt selgitada, mida ta täpselt soovinud on.
Hankemenetlus algab hanketeate avaldamisega registris või teatamisega veebilehel või hankedokumentide esitamisega huvitatud isikutele. Riigihanke alusdokumendid on hanketeade, kontsessiooniteade, ideekonkursi kutse, pakkumuse esitamise ettepanek ja kõik hankija koostatud või viidatud muud dokumendid, milles on määratud ühe konkreetse riigihanke üksikasjad. Vastavalt Euroopa Kohtu praktikale tuleb läbipaistvuse, võrdse kohtlemise ja mittediskrimineerimise põhimõtetest lähtuvalt hankija kavatsus sõlmida riigihankeleping või kontsessioon nõuetekohaselt avaldada. Teade võib piirduda sõlmitava lepingu ning kavandatava hankemenetluse põhiomaduste lühikirjeldusega ning sellele lisatud üleskutsega pöörduda vastava hankija poole. Oluline on, et kõigil potentsiaalsetel teenuseosutajatel oleks võimalus näidata üles huvi esitada pakkumine lepingu sõlmimiseks.
Hanketeate esitamise kohustus on avatud hankemenetluse, piiratud hankemenetluse, konkurentsipõhise läbirääkimistega hankemenetluse, võistleva dialoogi või innovatsioonipartnerluse korral. Teate avaldamiseks kasutatakse Eestis riigihangete registrit, mis on iseteeninduskeskkond hankijatele hangete läbiviimiseks ja ettevõtjatele neis osalemiseks. Registrist võib iga huviline leida infot avaldatud hangete, sõlmitud lepingute ja esitatud vaidlustuste kohta.
Oluline on juhtida tähelepanu, et hanketeade peab registrile olema esitatud piisavalt vara, et kõigil huvitatud isikutel oleks hankelepingu eseme olemusest ja keerukusest lähtuvalt objektiivselt võimalik pakkumus või hankemenetluses osalemise taotlus esitada. Alati tuleb hanketeade avaldada vähemalt seaduses sätestatud arv päevi enne sellega seotud menetluslikku tähtpäeva – kas hankemenetluses osalemise taotluste või pakkumuste esitamise tähtpäeva.
Hankedokumente ja hanketeadet võib muuta enne hanketeates määratud pakkumuste või taotluste esitamise tähtpäeva. Hanketeate muutmisel tuleb esitada riigihangete registrile hanketeate muudatus ja teavitada sellest kõiki pakkujaid, taotlejaid ja hankijale teada olevaid huvitatud isikuid. Hankedokumentide muutmisel peab hankija saatma muudetud hankedokumendid kõikidele pakkujatele ja taotlejatele ning huvitatud isikutele, kes on saanud hankedokumendid või kes on huvitatud isikutena ennast määratlenud veebilehe kaudu, kui hankedokumendid tehti teatavaks elektrooniliselt.